Aj keď je digitalizácia dnes bežnou súčasťou väčšiny spoločností, stále sa s týmto pojmom spája mnoho mýtov a nejasností. V tomto článku sa pozrieme na najčastejšie mýty týkajúce sa digitalizácie, ktoré brzdia pokrok v oblasti ľudských zdrojov vo firmách a organizáciách.
1. Papierový dokument je spoľahlivejší ako elektronický
Nie je, tento mýtus vznikol zo zakorenených zvykov a nedostatku informácií. Podľa českého právneho systému je „dokumentom“ aj elektronický dokument, t. j. graficky zaznamenaný text bez ohľadu na jeho formu. Správne vytvorený elektronický dokument prináša oproti papierovej verzii niekoľko výhod:
- Zabezpečuje integritu dokumentu, pretože každá zmena je ľahko identifikovateľná.
- Poskytuje overiteľné informácie o autorovi dokumentu, čo pri papierových dokumentoch nie je také jednoduché.
- Vďaka použitiu časovej pečiatky je jasné, kedy bol dokument vytvorený alebo podpísaný, čo je pri papierových dokumentoch ťažké dosiahnuť.
2. Naši zamestnanci nie sú technicky zdatní a nevedia si poradiť
Ak si zamestnanci dokážu napríklad prečítať e-mail, objednať jedlo, komunikovať s e-shopom alebo bankou z mobilného telefónu, zvládnu aj digitálne procesy – napríklad elektronické podpisovanie dokumentov.
Na druhej strane skúsenosti z firiem ukazujú pozitívne prijatie zo strany zamestnancov, ktorí oceňujú, že majú neustály prístup k svojim dokumentom a predovšetkým môžu dokumenty podpisovať odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Nezáleží na tom, či sú v práci, chorí alebo na služobnej ceste.
3. Digitálny dokument nebude úradom akceptovaný
Ak predložíte papierový dokument, úrad skontroluje prítomnosť pečiatky a podpisu alebo ich pravosť. Nikto nebude kontrolovať, v ktorej skrinke sa dokument nachádzal a či tam bol vložený správnym postupom. Rovnako je to aj s elektronickými dokumentmi. Legislatívne požiadavky sa týkajú vlastností dokumentov, nie vlastností archívov.
V nariadení o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách (e-IDAS) sa jasne uvádza, že nie je možné odmietnuť dokument len preto, že je v elektronickej podobe, a nariadenie má tiež prednosť pred všetkými miestnymi právnymi predpismi. V reálnom svete je podpora elektronických dokumentov alebo informácií zaznamenaných v elektronickej podobe bežná.
4. Dokument nie je možné zaslať zamestnancovi elektronickou poštou
V minulosti to tak bolo, ale s novelou Zákonníka práce táto prekážka odpadla. V súčasnosti je možné, aby si zamestnanec určil súkromnú e-mailovú adresu, na ktorú mu môžu byť dokumenty doručované. Okrem toho sa v prípade tohto spôsobu doručenia uplatňuje fikcia doručenia s pätnásťdňovou lehotou.
5. Kontrola si na nás smlsne
Nesmlsne. Účelom úradnej kontroly nie si na Vás smlsnuť, ale overiť skutočnosti na základe požadovaných dokumentov. Pokiaľ ide o tieto dokumenty, elektronická a papierová forma sú si pred zákonom rovné. S kontrolórom sa môžete priateľsky dohodnúť na vytlačení zmlúv z praktických dôvodov, ale nemá na to zákonné právo.
6. Existujúci systém budeme musieť nahradiť iným
Digitalizácia nie je o tom, že prídete a zničíte to, čo už máte, a začnete pred vás klásť nové, komplexné výzvy. Práve naopak. Digitalizácia je o využití toho, čo už máte a čo bežne používate. Nové prvky sú, samozrejme, potrebné, ale kľúčom je zlepšenie, zjednodušenie vašej práce a úspora času a peňazí.
Hlavným cieľom je automatizovať procesy a pridať digitálne prvky, ako sú elektronické podpisy, digitálne archívy dokumentov alebo elektronické formuláre pre štátnu správu.
7. Platnosť elektronického podpisu vyprší a zmluva sa skončí
Platnosť elektronických prvkov (podpisov, pečatí, pečiatok) na dokumentoch je skutočne obmedzená na jeden, tri alebo šesť rokov. To však neznamená, že po uplynutí tejto doby „vyprší“ platnosť celého dokumentu. Je dôležité rozlišovať medzi technickou a právnou platnosťou. Aj keď technické osvedčenia alebo podpisy stratia platnosť, právna platnosť dokumentu zostáva nedotknutá – zmluva zostáva platná, dohoda zostáva platná a povinnosti a záväzky zostávajú v platnosti.
Čo sa mení, je možnosť preukázať platnosť podpisu a vaše postavenie v súdnom konaní. Ak sú podpisy na dokumente platné a navyše kvalifikované, máte jasný dôkaz. Ak však platnosť podpisov vyprší a dokumenty nearchivujete dôveryhodným spôsobom v súlade s nariadením eIDAS, môže byť pre vás ťažšie preukázať svoje stanovisko v súdnom spore.
8. Skenovanie je už digitalizácia
Nie je, ak skenujete dokumenty, potom ich aj vytvárate, odosielate, vyberáte, archivujete a investujete do nich zbytočný čas a prácu, ktorej eliminácia je práve cieľom digitalizácie HR procesov. Uloženie naskenovaného dokumentu do elektronického spisu zamestnanca je pomyselným vyvrcholením tohto procesu.
Cieľom digitalizácie je, aby papierové dokumenty vôbec nevznikali a aby ste digitálnym mohli dôverovať rovnako ako papierovým. Skenovanie prináša veľa úloh, ale len minimum výhod.
Digitalizácia šetrí váš čas, znižuje prevádzkové náklady a uhlíkovú stopu.
Vieme, že práca v oblasti ľudských zdrojov nie je o papierovaní, ale o starostlivosti o zamestnancov. Automatizáciou HR procesov ušetríte mnoho hodín rutinnej práce.
Digitalizácia HR procesov znamená mať viac času na všetko a my sme pripravení ukázať vám, ako túto slobodu dosiahnuť v oblasti mzdovej agendy a riadenia ľudských zdrojov.
V spoločnosti Nugget sa tejto problematike intenzívne venujeme a veríme, že vďaka našim bohatým skúsenostiam s digitalizáciou (nielen) HR oddelení v spoločnostiach rôznych veľkostí môžeme byť pre vás tým správnym sprievodcom a partnerom na ceste k digitalizovanému HR oddeleniu.
