Jak jsme zvládli elektronizaci dávek nemocenského pojištění od 1. 1. 2025
- Legislativa
- Průběh elektronické komunikace
- Jak to funguje v Nugget SW
- Portálové řešení
- Webináře
- Otázky a odpovědi
1. Legislativa – kdy vše začalo, jak jsme k této problematice přistoupili a jak jsme jí úspěšně nasadili do programu.
1.ledna 2025 vstoupila v platnost novela zákona o nemocenském pojištění, která naprosto změnila postupy při podávání žádostí zaměstnanců o dávky nemocenského pojištění. Veškerá komunikace probíhá nově elektronicky, nicméně jak již se u takovýchto změn stává, nebylo a není ze strany SSZ vše dotaženo do dokonalého konce. A to se nezmiňujeme o termínech, před které jsme byli postaveni a museli je zvládnout. Náročnost našich klientů nás zavazuje k zvládnutí všeho včas a správně. Veliká část řešení tak byla delegována na tvůrce mzdových a personálních systémů a nemalá část práce přibyla i mzdovým oddělením. Elektronizace procesu se týká všech dávek, tedy ošetřovného, dlouhodobého ošetřovného, mateřské, vyrovnávacího příspěvku v mateřství a těhotenství či otcovské péče. Aby mzdové účetní měly s novou legislativou co nejméně práce, potřeba kvalitního a spolehlivého mzdového programu nabyla výrazně větší váhy. Troufáme si tvrdit, že právě Nugget SW je ten, který na vše zareagoval včas a správně. Naši uživatelé mají k dispozici celkem komfortní nástroje, jak vše zvládnout
Náš program na výpočet mezd usnadní nejen zadání dávek, ale i jejich další distribuci na SSZ, případě vše další, co je třeba s formuláři udělat. Díky integraci s modulem Archiv dokumentů umožní snadnou správu formulářů a elektronickou komunikaci se zaměstnanci i institucemi.
Mzdový program Nugget SW podporuje nové procesy a maximálně usnadňuje práci mzdovým účetním. Od distribuce formulářů žádostí o dávky přes jejich kontrolu až po elektronické podání na ČSSZ – to vše Vám náš systém umožní zvládnout jednoduše a bez komplikací.
2. Průběh elektronické komunikace
Komunikace lékař – ČSSZ – zaměstnanec
E-komunikace mezi lékařem a pojištěncem neprobíhá napřímo, ale zprostředkovaně přes ČSSZ. Pojištěnec tudíž musí sdělit lékaři telefon nebo e-mail pro zaslání tzv. identifikátoru formou SMS či e-mailu. Tento víceméně číselný kód obdrží od ČSSZ poté, co lékař událost založí. Další přímá komunikace mezi lékařem a pojištěncem není nutná. Pod vygenerovaným identifikátorem, tedy číslem, je vedena veškerá evidence k sociální události a může na ní nahlížet jak zaměstnanec, tak mzdová účetní. Zaměstnanec má stále právo požádat o listinný tiskopis, nicméně ve většině případů proběhne celá komunikace elektronicky.
Komunikace zaměstnanec – zaměstnavatel
Lékaři u dalších dávek, na rozdíl od podání dočasné pracovní neschopnosti, neuvádějí informace o pojistném vztahu, resp. v době vzniku události není znám zaměstnavatel, který by měl informace o nemocenském pojištění (NP) obdržet. Například u ošetřovného může a nemusí rodič dávku nemocenského pojištění využít (případně ji využije pouze v některém ze svých zaměstnání), navíc se mohou rodiče vystřídat. Veškeré údaje zaměstnavatel obdrží od svého zaměstnance, který chce dávku NP využít.
Komunikace zaměstnanec – zaměstnavatel – předávání informací
Pojištěnec prokazatelným a předem dohodnutým způsobem oznámí mzdové účtárně žádost o dávku. Jelikož musí zaměstnavatel žádost zaměstnance 10 let archivovat, není přípustné ústní sdělení. Žádost obsahuje mimo ostatní údaje o sociální události také číslo identifikátoru (s výjimkou žádostí o otcovskou dovolenou).
Mzdová účtárna odešle zaměstnanci formulář k doplnění potřebných údajů. Tyto tiskopisy byste měli mít k dispozici ve Vašem mzdovém programu. Pro naše zákazníky jsou k dispozici v Nugget SW.
Zaměstnanec odešle vyplněný formulář zpět do mzdové účtárny. Mzdové oddělení formulář načte, uloží a zkontroluje.
Následně mzdová účtárna odešle příslušné NEMPRI25 na ČSSZ.
V případě, že pojištěnec nesdělí kontaktní údaje, dostane od lékaře doklad v listinné podobě a ten předá do mzdové účtárny.
Komunikace zaměstnavatel – ČSSZ
V podávání informací u dočasné pracovní neschopnosti či karantény se nic nemění. To znamená, že zaměstnavateli, který má nastaveno zasílání notifikací, nadále budou zasílány zprávy o vzniku, trvání atd.
Zaměstnavatel zašle následně elektronické podání s oznámením o žádosti a podklady pro nárok a výši dávky ČSSZ. Po odeslání obdrží notifikaci o doručení a zpracování podání. Dávka je vyplácena stejným způsobem, který je používán v současnosti u nemocenského.
3. Jak to funguje v Nugget SW
Mzdový systém Nugget SW je maximálně nápomocný reagovat na změny zákona, tak, aby práce mzdové účetní byla co nejjednodušší. Veškeré legislativní změny jsme zvládli v rekordním čase, přestože konečné informace se ze strany ČSSZ neustále měnily, a to i na konci roku 2024.
A. Formuláře
Nugget SW poskytuje pro všechny dávky formuláře odpovídající potřebám pro vyplnění všech údajů, které musí podání obsahovat.
Formuláře jsou ve formátu pdf. Mzdová účetní prázdný formulář zašle zaměstnanci, ten ho vyplní, účetní ho načte a případně doplní či opraví.
Systém má mnoho kontrol a hlášení. Kontroluje formát identifikátoru, správnost datumů, hlásí chybějící datumy a další kontroly jednotlivých polí.
B. Detail načteného formuláře
Formulář se po načtení zobrazí mzdové účetní ke kontrole a některá pole lze editovat a opravit.
C. Generování složek a časového fondu
Obě volby zajistí snadné promítnutí zadaných dávek do časového fondu, včetně toho, že systém správně reaguje i na dávky, které přechází z období do období.
D. Práce s evidovanými dávkami
Systém nabízí další práci s dávkami, jejich třídění, zobrazení pouze aktuálních nebo naopak pouze historických.
E. NEMPRI25
Současné elektronické podání NEMPRI pro dočasnou pracovní neschopnost je zachováno, rozšíření NEMPRI, resp. NEMPRI25 se týká dalších dávek.
Změnou týkající se e-neschopenky je, že pokud pojištěnec sdělí kontaktní údaje, telefonní číslo a e-mail, je mu zaslán identifikátor formou SMS či emailu.
- Zaměstnanec i mzdová účetní mohou pomocí tohoto identifikátoru na dávku nahlížet, pokud zadají i druhý identifikátor např. RČ.
- Mzdová účetní doplní potřebné a vyžadované informace a odešle je na ČSSZ (NEMPRI25).
- ČSSZ si „spojí“ informace od lékaře a mzdové účetní a dávku zpracuje.
U vytvoření xml souboru jsou prováděny kontroly tak, aby podání bylo hned na první pokus úspěšné. Viz – hlášky o chybách.
Předání v papírové formě je i nadále možné, není však preferované.
Jaké situace je možné díky změně řešit elektronicky?
- U OČR se jedná o hlášení vzniku, ukončení nebo trvání dávky.
- U dlouhodobého ošetřovného se jedná o vznik, ukončení nebo trvání potřeby dlouhodobé péče.
- Pro účely Peněžité pomoci v mateřství jde o založení informace o pravděpodobném datu porodu a informace o datu porodu.
- Pro účely otcovské se jedná o potvrzení o hospitalizaci dítěte nebo matky ze závažných zdravotních důvodů.
Co musí prakticky řešit mzdová účetní?
- Distribuce předepsaného formuláře žádosti o dávku zaměstnanci, který najde v Nugget SW.
- Import doplněného formuláře na jeden klik.
- Kontrola dodaných informací.
- Odeslání NEMPRI25 přímo na SSZ.
- Archivace dokumentů.
4. Portálové řešení
Celý výše popsaný proces je možné realizovat i prostřednictvím našeho HR Portálu, což výrazně zjednoduší celý proces komunikace, zejména mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci.
Zaměstnanec má v HR Portále ve složce Osobní údaje novou volbu „Žádost o dávku“. Zde vyplněním dat zahájí stejný proces jako byl popsán u klasického zadání přímo v programu Nugget SW. Vyplněný formulář se mzdové účetní propíše přímo do programu Nugget SW a další postup je stejný.
5.Odborné školení a webináře
Pro naše zákazníky pořádáme odborné webináře zaměřené na změny v legislativně, které jsou důležité pro práci ve mzdové účtárně.
Vzhledem k tomu, že jsme se problematice elektronizace dávek nemocenského pojištění věnovali velmi poctivě a podrobně, nenechali jsme žádného našeho klienta v problematické situaci na holičkách. Pořádali jsme několik odborných webinářů na toho téma, také ve spojení s naší Akademií mezd a pokud některý z našich klientů nemohl být on-line, mohl webinář sledovat v pohodlí ze záznamu.
Na webináři padlo několik otázek a odpovědí, kde ty nejčastější shrnujeme dále.
6. Otázky a odpovědi k elektronizaci dávek nemocenského pojištění
Kde naleznu doporučené formuláře?
Doporučené formuláře si můžete vygenerovat v přehledu žádostí o dávku přímo v programu Nugget SW, tj. ve funkci M-2-3-12 pomocí funkčního tlačítka „Formuláře“. Zvolený formulář se vygeneruje do pracovního adresáře.
Mohu se nějak dozvědět, kdy zaměstnanec OČR ukončil nebo je nutné, aby si to mzdová účtárna hlídala sama?
V žádosti o dávku zaměstnanec vyplní data potřeby ošetřování. Dále informace mohu získat z portálu ČSSZ, kde v DZNP budou vyplněné všechny informace od lékaře, případně Vás bude informovat zaměstnanec.
Když budeme generovat formulář pro zaměstnance, budou předvyplněné údaje o zaměstnanci (např. jméno) Jak budou zaměstnanci formuláře podepisovat?
Ve standardu se pomocí tlačítka „Formuláře“ stahují prázdné žádosti. Nyní pro naše zákazníky připravujeme možnost odesílání konkrétní žádosti o dávku z programu přímo na mail konkrétnímu zaměstnanci. V této funkci bude při odeslání formuláře zaměstnanci předvyplněno osobní číslo, jméno a rodné číslo zaměstnance.
Podpis na žádosti není podmínkou, za prokazatelné bude brán zaslaný mail a jeho archivace.
NEMPRI pro neschopenky se bude odesílat pouze z Přehledu e-neschopenek?
V odesílání NEMPRI pro neschopenky se nic nemění.
Po načtení žádosti o dávku do časového fondu se nezobrazí písmeno v Identifikátoru.
Délka identifikátoru je 17místné číslo, na jehož konci je písmeno, které označuje druh dávky.
- M = pro PPM
- N = pro OČR od lékaře
- Z = pro OČR vydané školou
- T = pro OPP
- L = pro dlouhodobou OČR
Po načtení do časového fondu uvidíte v okně datumů Identifikátor následovně:
Řeší Nugget SW i DZNP25?
DZNP – tedy stahování informací vyplněných lékařem k sociální události je zadáno do plánu dalšího vývoje systému a brzy bude k dispozici.
Odesílání NEMPRI25 pro žádosti o dávku je v programu standardní funkcí.
Nejčastější otázky a odpovědi kladené na ČSSZ:
Pokud zaměstnanec odpracoval půldne a půldne pečoval, má být tento den uveden ve dnech péče nebo práce nebo v obojím?
V takovém případě zaměstnanec uvede, že tyto dny pečoval, a zaměstnavatel uvede, že zaměstnanec pracoval. Pokud se nejedná o den, kdy pojištěnci vznikl nebo zanikl nárok na dávku, tak za dny, ve kterých pečoval a zároveň část dne pracoval, nemá zaměstnanec nárok na výplatu dávky.
Chápu správně, že u dávek OOP, PPM a VPM (otcovské, peněžité pomoci v mateřství a vyrovnávacího příspěvku), pokud se podání neopravuje, stačí poslat NEMPRI25 jen jednou a HZUPN se neposílá?
Ano, je to tak.
Chápu správně, že u otcovské (OPP) v případě, když nenastanou žádné komplikace, tak neexistuje pro NEMPRI25 identifikátor? Máme počítat s variantou, že podklady k otcovské ČSSZ nepošle?
Ano. O otcovskou žádá zaměstnanec prostřednictvím svého zaměstnavatele na NEMPRI25, a protože ve většině případů není ošetřujícím lékařem vystavován tiskopis „Potvrzení o hospitalizaci dítěte ze zdravotních důvodů na straně dítěte nebo matky“, tzn. neexistuje číslo rozhodnutí (identifikátor), tak je v případě OPP tento údaj na NEMPRI25 nepovinný a zaměstnavatel jej nevyplňuje (Nugget si sám vytvoří vlastní identifikátor, ten se nicméně na NEMPRI25 neobjeví). Pak ani ČSSZ neposkytne údaje z podání lékaře, protože žádné takové podání neexistuje.
Lékař vystavuje tiskopis „Potvrzení o hospitalizaci dítěte ze zdravotních důvodů na straně dítěte nebo matky“ v případech, kdy v průběhu prvních 6 týdnů po narození dítěte došlo k hospitalizaci dítěte ze zdravotních důvodů dítěte nebo matky dítěte a otec dítěte nastupuje na otcovskou po uplynutí 6 týdnů ode dne narození dítěte. Pak je přiděleno i číslo potvrzení (identifikátor) a ČSSZ poskytuje údaje z tohoto podání. Pak se toto číslo potvrzení (identifikátor) uvádí i na NEMPRI25.
Je možné u jednoho zaměstnance čerpat ve stejném termínu dvě různé dávky, např. společně s vlastní nemocí (dávka NEM), čerpat dávku vyrovnávací příspěvek v mateřství (dávka VPM)?
S ohledem na to, že účelem NP je přiměřeně nahrazovat ztrátu příjmu z výdělečné činnosti zakládající účast na NP, k níž došlo v důsledku určité sociální události, je vyloučeno, aby ztráta příjmu mohla být nahrazována za stejnou dobu více dávkami, tzn., aby byla hrazena několikanásobně. Proto platí, že ze stejného zaměstnání může být poskytována vždy jen jedna dávka, i když jsou podmínky nároku za stejnou dobu splněny u více dávek. Která dávka má v poskytování přednost před jinou dávkou je uvedeno v § 48 odst. 1 ZNP, zpravidla platí, že má přednost ta dávka, která je obecně pro pojištěnce výhodnější. Je samozřejmě možné, aby pojištěnec pobíral současně více různých dávek NP, pokud nárok na ně má z více zaměstnání, nelze však souběžně poskytovat různé dávky NP bez omezení jejich výše.
