Seriál Digitalizace pro personalisty 

V tomto článku se dozvíte, jaké výhody přináší digitalizace HR procesů, jak efektivně využít moderní HR systém například v návaznosti na Váš mzdový software, a proč je důležité začít s digitalizací „co nejdříve“. Představíme Vám konkrétní kroky, jaké můžete podniknout při digitalizaci ve Vaší společnosti, a ukážeme Vám, jak Vám zavedení digitalizačních prvků může usnadnit správu zaměstnanců, zrychlit rutinní procesy a poskytnout přehledné uložení a zabezpečení Vašich dat. Digitalizace už není jen trendem, ale klíčem k efektivnějšímu řízení lidských zdrojů ve firmách všech velikostí.

V Nuggetu se tématu digitalizace intenzivně věnujeme již několik let a věříme, že díky našim bohatým zkušenostem s digitalizací (nejen) HR oddělení ve firmách různých velikostí Vám můžeme být tím správným průvodcem a partnerem na cestě k digitalizovanému personálnímu oddělení.

Víme totiž, že digitalizovat personální procesy, znamená mít více času na vše a my Vám ukážeme, jak dosáhnout této svobody ve správě mzdových a personálních procesů.

Kladete si otázku, kdy začít s digitalizací a v jakém oddělení?

Začít byste s ní měli „co nejdříve“, nejpozději však ve chvíli, kdy máte ve firmě více zaměstnanců. Již od 25 zaměstnanců digitalizace dává smysl, při více než 100 zaměstnancích je již nutností… O několika pobočkách ani nemluvě.

Mezi další signály toho, že byste měli začít s digitalizací patří také to, že:

• ztrácíte přehled na tím, kdo je kdy na dovolené a kdo ji komu schválil,
• pravidelně nabíráte zaměstnance a potřebujete je evidovat,
• potřebujete evidovat benefity, odměny či srážky,
• chcete mít data bezpečně uložená a zálohovaná.

Proč digitalizovat HR procesy?

Odpověď je jednoduchá, pro to, aby se Vám ve firmě lépe fungovalo. Digitalizace HR procesů přináší řadu výhod:

• automatizování rutinních procesů – jejich výrazné urychlení a zjednodušení je následně také zlevní
• získání kontroly nad procesy i daty – budete přesně vědět, co se ve firmě děje,
• přehledně uložená, snadno dohledatelná a hlavně dobře zabezpečená  data o vašich zaměstnancích,
• zefektivnění a usnadnění práce HR oddělení – budou se moci soustředit na jiné věci
• úspora času a hlavně nákladů – na tisk, skladování apod.

Jste připraveni digitalizovat? Tak jdeme na to!

Krok č. 1: ELEKTRONICKÉ PODEPISOVÁNÍ DOKUMENTŮ

Potřebujete od zaměstnanců něco podepsat? Žijeme sice v moderní a technologicky vyspělé době, ale většina firem v této oblasti stále spoléhá na tužku a papír. Na první pohled nic složitého, ale co když daný zaměstnanec „sedí“ na jiné pobočce než HR? Nebo pracuje z domova a do kanceláře nechodí, nebo je nemocný v době, kdy jeho podpis potřebujete? A co když podobných podpisů potřebujete desítky či dokonce stovky? S tím Vám elegantně pomůže digitalizace!

Díky integraci našeho mzdového a personálního systému Nugget SW s platformami Signi, Signosoft apod. můžete snadno získat elektronické podpisy od zaměstnanců přímo z programu na pár kliknutí.

Digitalizace umožňuje práci s dokumenty v reálném čase a pohodlí. Stačí pár minut a Vaše dokumenty jsou podepsané všemi zúčastněnými. Elektronické podepisování šetří čas, snižuje náklady na tisk, distribuci, a navíc minimalizuje chybovost. Digitální dokumenty již nemusíte tisknout, shánět na ně podpisy, ani je skenovat už podepsané. Navíc se všechny Vaše firemní dokumenty bezpečně ukládají v systému Nugget SW na jednom místě a máte k nim přístup kdykoliv.

Krok č. 2: DIGITÁLNÍ ARCHIV DOKUMENTŮ

Pořádek dělá přátele (a lepší vztahy na pracovišti). To samozřejmě platí i v HR, proto je třeba veškeré podepsané dokumenty archivovat. Pokud máte malý tým zaměstnanců, archivace může být relativně snadná záležitost. S rostoucím množstvím zaměstnanců a počtem let v podnikání úměrně roste také počet dokumentů nutných k archivaci a samozřejmě také nároky na správu těchto archivovaných dat. Existuje jednoduché řešení: elektronická archivace dokumentů.

Mzdový a personální systém Nugget SW Vám umožní archivovat veškeré podepsané dokumenty nebo soubory přímo v programu. Jednoduše, přehledně a bezpečně. Díky tomu je vždy snadno a rychle dohledáte – nachází se přímo v databázi Nuggetu u daného zaměstnance.

Krok č. 3: ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE

Čas od času je třeba zaměstnancům předat nějaké osobní dokumenty. Od výplatních pásek, které se distribuují každý měsíc, přes roční formuláře typu evidenční list důchodového pojištění či potvrzení o zdanitelných příjmech, až po různá další potvrzení. V naprosté většině případů se jedná o personalizované dokumenty, které nelze zaměstnancům jen tak „dát na stůl“ nebo „nechat na recepci“.

Každá taková distribuce stojí spoustu času, papíru a peněz – tisk, příprava, doručení zaměstnancům nebo zaslání poštou. Vše jde přitom vyřešit rychle, elegantně a bezpečně, de facto na pár kliknutí.

Nugget SW umožňuje efektivní elektronickou komunikaci díky čtyřem klíčovým modulům. Výplatní pásky můžete jednoduše rozeslat na e-mailové adresy zaměstnanců; e-Formuláře zjednodušují proces správy a distribuci nejčastěji posílaných zaměstnaneckých dokumentů (např. ELDP); e-mailové notifikace zařídí, že se vše automatizuje a nikdo na nic nezapomene. A v neposlední řadě Vám aplikace Payminator umožní on-line správu daní, což zajišťuje pohodlí pro Vás i Vaše zaměstnance.

S Nugget SW můžete elektronicky zasílat veškeré potřebné dokumenty a ušetřit tak čas i peníze. HR a mzdové oddělení ocení, že nebude muset zakládat a hlídat další papíry. Vše budou mít bezpečně uložené v elektronické podobě.

Krok č. 4: HR PORTÁL

Do elektronické podoby je dnes možné přesunout téměř veškerou personální agendu, a tím ušetřit mnoho času a spoustu papírů! Vedle elektronického podepisování dokumentů a následné archivace potřebujete nástroj, ve kterém se Vám budou šikovně všechny dokumenty řadit k jednotlivým zaměstnancům, a to je jedna z funkcí HR Portálu.

HR Portál je naším klíčovým nástrojem k digitalizaci firemních procesů. Díky němu můžete do digitalizace personální agendy zapojit i své zaměstnance, kteří budou mít mimo jiné lepší přehled a kontrolu nad svými událostmi a osobními daty.

Naše chytré modulární řešení umožňuje automatizaci rutinních a opakujících se úkolů jako je například správa osobních údajů zaměstnanců, zadávání nepřítomností, ale i schvalování služebních cest. HR Portál dále umožňuje zadávání a schvalování bonusů, rozesílání vstupního dotazníku uchazečům o zaměstnání. Modul žádanky digitalizuje interní oběžníky a modul reporty generuje přehledné výstupy pro manažery.

HR Portál přináší (r)evoluci v řízení lidských zdrojů! Využitím této moderní platformy získáte vedle úspory času a prostředků mnoho dalších výhod!

Krok č. 5: IT AGENDA

Ruku v ruce s rostoucím rozsahem služeb podnikových informačních systémů jdou samozřejmě i zvýšené nároky na IT. A to nejen na hardwarové vybavení, ale i na množství požadavků a šíři znalostí lidí starajících se o bezproblémový chod všech programů a aplikací. Z těchto důvodů stále více firem využívá hostingových a cloudových služeb, s jejichž pomocí je možné dosáhnout nejen výrazné jednorázové finanční úspory na hardware, ale i úspory kapacit a času IT oddělení.

Vaše data jsou bezpečně uložena, pravidelně aktualizována a zálohována na serverech provozovatele, který zajišťuje také kompletní servis aplikace. V případě Nuggetu se u hostingových a cloudových služeb můžete spolehnout nejen na podporu v případě jakýchkoli komplikací, ale především Vám zajistíme kompetentní aplikační podporu na řešení, které jako jeho autoři dokonale známe.

Konec? Ne! Teprve nyní Vaše cesta k digitálnímu HR začíná!

A my jsme připraveni Vám s ní co nejvíce pomoci!

Abyste se ve všech těch krocích neztratili, připravili jsme pro Vás přehledný check-list, kde si můžete krok po kroku zaškrtávat, jaké digitální procesy a nástroje již máte zavedené a co je ještě před Vámi.